Dalla Bersani – Visco alle ultime normative sulla protezione dei dati personali

Negli ultimi anni il campo della mediazione immobiliare è stato interessato, tanto direttamente quanto indirettamente, da una serie di atti normativi che ne hanno modificato il regime degli adempimenti obbligatori e delle responsabilità ricadenti in capo alla figura dell’agente di affari in mediazione immobiliare e creditizia.

Si rende opportuno, pertanto, provvedere ad una schematica disamina delle ultime novità legislative, al fine di permettere una più agevole interpretazione del dato normativo in ragione del corretto svolgimento della propria attività professionale.

Bersani – Visco e Finanziaria 2007

Il Decreto Legge n° 223/2006 (manovra Bersani-Visco), come convertito dalla Legge n° 248/2006 e la Legge n° 296/2006 (Finanziaria 2007) hanno inserito nel panorama immobiliare una notevole sequela di novità normative, assai rilevanti sia nella pratica dell’agente immobiliare sia relativamente al regime iva applicabile alle locazioni abitative (Es. immobili Cat. da A1 ad A11 – esclusa A10 – esenzione iva), ed agli immobili strumentali (Es. gruppi di immobili di Cat. C, D ed E oltre ad A10, con esenzione salvo le tre specifiche eccezioni relative alle locazioni le locazioni di soggetti passivi iva, alle locazioni di soggetti che non agiscono nell’esercizio di imprese, atti o professioni e, da ultimo, le locazioni per le quali il locatore abbia optato per le imposizioni iva). Ulteriori novità introdotte principalmente dalla Bersani – Visco, successivamente recepite nella Finanziaria 2007, riguardano l’obbligo di registrazione dei contratti che viene esteso anche alle locazioni imponibili iva, fatta eccezione per quelle di durata inferiore a 30 giorni complessivi nell’anno, così risultando assoggettati a imposta di registro proporzionale e non più fissa, tutti i contratti di locazione.

Assai rilavante appare, anche in relazione al contenzioso tributario da ciò derivante, l’innovativo regime iva e di registrazione applicabile nelle operazioni di compravendita immobiliare, introdotto dal D.L. 223/2006 il cui aspetto più rilevante risulta la tassazione su base catastale delle compravendite fra privati, ad integrazione di quanto già previsto nella Finanziaria 2006.

Aspetto estremamente innovativo operato dalle norme in esame, ed in particolare dalla Finanziaria 2007, risulta essere l’imposizione di nuovi obblighi e responsabilità in capo agli agenti di affari in mediazione immobiliare, che devono in primo luogo essere obbligatoriamente iscritti nell’ apposita sezione del ruolo dei mediatori, di cui all’art. 2 Legge 39/1989 (vedasi art. 1 comma 47 Legge 296/2006 – aumento della sanzione per l’esercizio abusivo dell’attività di mediazione, sanzione compresa tra € 7.500,00 ed € 15.000,00).

In secondo luogo, gli agenti immobiliari, ex art. 1 comma 46, hanno l’obbligo solidale di registrare tutte le scritture private poste in essere nell’ambito della propria attività “Al testo unico delle disposizioni concernenti l’imposta di registro, di cui al decreto del Presidente della Repubblica 26 aprile 1986, n. 131, sono apportate le seguenti modificazioni:a) all’articolo 10, comma 1, dopo la lettera d) e’ inserita la seguente: “d-bis) gli agenti di affari in mediazione iscritti nella sezione degli agenti immobiliari del ruolo di cui all’articolo 2 della legge 3 febbraio 1989, n. 39, per le scritture private non autenticate di natura negoziale stipulate a seguito della loro attività per la conclusione degli affari”; b) all’articolo 57, dopo il comma 1 e’ inserito il seguente: “1-bis. Gli agenti immobiliari di cui all’articolo 10, comma 1, lettera d-bis), sono solidalmente tenuti al pagamento dell’imposta per le scritture private non autenticate di natura negoziale stipulate a seguito della loro attività’ per la conclusione degli affari”, quindi premesso che vige un primo obbligo di registrazione delle scritture private non autenticate di natura negoziale, stipulate a seguito dell’attività professionale dell’agente immobiliare (es. contratti preliminari compravendita immobiliare e proposte d’acquisto accettate, contratti di locazione immobiliare, contratti di affitto di fondi rustici, contratti preliminari di cessione di azienda, cessione di contratto, contratto di comodato ecc.), se ne deve sommare un ulteriore, ovvero quello di essere l’agente immobiliare obbligato in solido con le parti contraenti, al pagamento dell’imposta di registro dovuta per l’operazione contrattuale posta in essere.

Si ricorda, inoltre, che a far data dal 01.01.2007 (data di entrata in vigore della Legge Finanziaria 2007) le scritture private non autenticate e di cui sopra vanno registrate entro 20 giorni dalla data di stipulazione (30 giorni nel caso di locazione di beni immobili) presso qualsiasi ufficio dell’Agenzia delle Entrate (presentando richiesta con modello 69) e con il versamento (modello F23) della relativa imposta di registro fissa/tassa d’atto (€ 168,00 – cod. tributo 119T) oltre all’imposta proporzionale nella misura dello 0,50% sulla somma versata a titolo di caparra confirmatoria, del 3% sulla somma versata a titolo di caparra penitenziale se pattuita, del 3% sulla somma versata a titolo di acconto sul prezzo.

Per quanto riguarda le imposte di registro nei contratti di locazione abitativa, questi scontano l’imposta nella misura del 2%, mentre quelli di locazione strumentale scontano l’imposta proporzionale dell’1% se locatore è un soggetto IVA e per le locazioni esenti IVA.

Si deve comunque tenere presente che l’imposta proporzionale versata viene successivamente stornata al momento della registrazione del contratto definitivo se posto in esistenza, in caso contrario la detta somma non potrà essere recuperata.

L’omessa registrazione del contratto, il parziale occultamento del corrispettivo e l’omesso o tardivo versamento dell’imposta di registro sono delle violazioni di carattere fiscale che comportano l’applicazione di sanzioni amministrative nella misura dal 120% al 240% dell’imposta dovuta.

Alla luce di ciò, quindi, essendo oggi l’agente immobiliare inserito tra quelle figure legittimate a richiedere la registrazione delle scritture non autenticate e stipulate a seguito della sua attività professionale, dovrà accertarsi che le parti abbiano correttamente adempiuto agli obblighi imposti dalla legge ovvero provvedervi personalmente onde evitare di incorrere in sanzioni, salvo il diritto di ripetere dalle parti contraenti le somme anticipate per la registrazione.

L’art. 1 comma 48 della Finanziaria 2007, ulteriormente modificando la precedente Bersani – Visco, ha altresì introdotto un ulteriore obbligo per le parti, in caso di cessione immobiliare, di dichiarare se si sono avvalsi di un mediatore, infatti “Il comma 22 dell’articolo 35 del decreto-legge 4 luglio 2006, n. 223, convertito, con modificazioni, dalla legge 4 agosto 2006, n. 248, e’ sostituito dai seguenti:

“22. All’atto della cessione dell’immobile, anche se assoggettata ad IVA, le parti hanno l’obbligo di rendere apposita dichiarazione sostitutiva di atto di notorieta’ recante l’indicazione analitica delle modalita’ di pagamento del corrispettivo. Con le medesime modalita’, ciascuna delle parti ha l’obbligo di dichiarare: a) se si e’ avvalsa di un mediatore e, nell’ipotesi affermativa, di fornire i dati identificativi del titolare, se persona fisica, o la denominazione, la ragione sociale ed i dati identificativi del legale rappresentante, se soggetto diverso da persona fisica, ovvero del mediatore non legale rappresentante che ha operato per la stessa società; b) il codice fiscale o la partita IVA; c) il numero di iscrizione al ruolo degli agenti di affari in mediazione e della camera di commercio, industria, artigianato e agricoltura di riferimento per il titolare ovvero per il legale rappresentante o mediatore che ha operato per la stessa società; d) l’ammontare della spesa sostenuta per tale attivita’ e le analitiche modalita’ di pagamento della stessa.

22.1. In caso di assenza dell’iscrizione al ruolo di agenti di affari in mediazione ai sensi della legge 3 febbraio 1989, n. 39, e successive modificazioni, il notaio e’ obbligato ad effettuare specifica segnalazione all’Agenzia delle entrate di competenza. In caso di omessa, incompleta o mendace indicazione dei dati di cui al comma 22, si applica la sanzione amministrativa da 500 euro a 10.000 euro e, ai fini dell’imposta di registro, i beni trasferiti sono assoggettati a rettifica di valore ai sensi dell’articolo 52, comma 1, del testo unico delle disposizioni concernenti l’imposta di registro, di cui al decreto del Presidente della Repubblica 26 aprile 1986, n. 131, e successive modificazioni”, fatte salve le eventuali sanzioni penali che, ex art. 483 c.p. (falsità ideologica commessa dal privato in atto pubblico), prevedono la reclusione fino a due anni.

Alla luce di tali norme, quindi, appare di tutta evidenza come, in occasione della stipula del contratto definitivo avanti al notaio rogante, acquirente ed alienante, qualora si siano avvalsi dell’attività professionale mediatoria dell’agente immobiliare, saranno tenuti a dichiararne i dati identificativi ed il compenso provvigionale versato, così come anche il notaio sarà tenuto a verificare l’iscrizione al ruolo del mediatore intervenuto nell’affare, segnalandone il nominativo all’Agenzia delle Entrate di competenza se privo della prevista iscrizione, ponendo quindi la norma un ostacolo formale all’esercizio abusivo dell’ attività di mediatore.

Da ultimo la Finanziaria 2007 chiarisce, al comma 49 del medesimo art. 1, il regime di applicabilita’ della disciplina previgente in tema di dati da dichiarare in caso di cessione immobiliare, prevedendo che “Le disposizioni di cui al comma 22 dell’articolo 35 del decreto-legge 4 luglio 2006, n. 223, convertito, con modificazioni, dalla legge 4 agosto 2006, n. 248, nel testo vigente prima della data di entrata in vigore della presente legge, trovano applicazione con riferimento ai pagamenti effettuati a decorrere dal 4 luglio 2006”.

Normativa Antiriciclaggio

Con il Decreto Ministeriale n. 143 del 03.02.2006 ed il collegato Provvedimento UIC del 24.02.2006, vengono inseriti, quali destinatari degli adempimenti previsti dalla Direttiva 2001/97/CE in materia di prevenzione dell’uso del sistema finanziario a scopo di riciclaggio dei proventi di attività illecite, anche gli agenti di affari in mediazione immobiliare (art. 2, comma 1, lett. d) ai quali, a decorrere dal 22.04.2006, si impone di identificare le parti contraenti per i quali intervengono, nonché di acquisire e registrare nell’archivio unico (informatico o cartaceo), a tal uso custodito e predisposto secondo le indicazioni impartite dall’UIC: a) i dati identificativi dei contraenti, b) la data di conclusione del contratto o, in mancanza, di quello definitivo di compravendita, c) il prezzo convenuto dell’immobile oggetto della mediazione (art. 12).

La norma chiarisce al comma 3 che “gli obblighi di identificazione e di registrazione si applicano solo nei casi in cui vi sia stata la conclusione del contratto di compravendita preliminare o, in mancanza, di quello definitivo”, potendo, inoltre l’agente immobiliare assolvere a tale obbligo integrando i dati richiesti a norma dell’art. 1760, n.3 cod. civ., così annotando “su apposito libro (2214 ss, 2220) gli estremi essenziali del contratto che si stipula col suo intervento e rilasciare alle parti copia da lui sottoscritta di ogni annotazione” (art. 9, comma 9).

L’obbligo di identificazione e di registrazione deve essere assolto entro 30 giorni dal compimento dell’operazione da annotare (art. 7, comma 1) ma solo per operazioni implicanti la trasmissione o la movimentazione di mezzi di pagamento di importo superiore ad € 12.500,00 (art. 3, comma 2, lett. a).

La norma in esame prevede, inoltre, un obbligo generalizzato del mediatore, di segnalare all’UIC le operazioni “ritenute” sospette (art. 3, comma 3) ed al Ministero dell’Economia e delle Finanze, di segnalare quelle operazioni che appaiano poste in essere in violazione della legge antiriciclaggio ovvero quelle operazioni che, in base agli elementi disponibili anche desumibili dall’archivio unico ed alle valutazioni (es. cliente o altre parti dell’operazione non hanno apparenti legami con l’Italia, il cliente effettua transazioni con controparti in località inusuali per lo stesso ecc.) possono far ritenere che il denaro, i beni o le utilità che ne formano oggetto o in relazione ai quali l’operazione è effettuata o richiesta possano provenire dai delitti previsti dagli artt. 648 bis c.p. (riciclaggio) e 648 ter c.p. (impiego denaro, beni, utilità di provenienza illecita).

Nel rispetto della medesima ratio viene fatto obbligo al mediatore, al fine di prevenire ed impedire la realizzazione di operazioni di riciclaggio, di istituire misure di controllo interno ed assicurare un’adeguata formazione dei dipendenti e dei collaboratori (art. 3, comma 4).

Per quanto riguarda la concreta compilazione dell’archivio unico, sia esso cartaceo (AUC) che informatico (AUI), si rimanda alle esaustive istruzioni contenute nell’Allegato Tecnico A del Provvedimento UIC del 24.02.2006, nel quale sono contenuti i codici di riferimento delle causali della mediazione immobiliare (es. 8201 = conclusione contratto preliminare – 8202 = conclusione contratto definitivo – 8299 = altro), dello stato della registrazione, del tipo di identificazione, del tipo di documento con la quale viene effettuata la identificazione ed i codici divisa (es. 242 =Euro).

Tale normativa è tutt’ora in evoluzione, si noti infatti che per fronteggiare l’emergenza terrorismo, anche in attuazione della direttiva 2005/60/CE concernente la prevenzione dell’utilizzo del sistema finanziario a scopo di riciclaggio dei proventi di attività criminose e di finanziamento al terrorismo, nonché della direttiva 2006/70/CE, è stato emanato il Decreto Legislativo 21 novembre 2007, n. 231 che, approfondendo alcuni aspetti del D.M. 143, ha modificato in parte la normativa fin qui esposta, introducendo ulteriori e diversi obblighi in capo all’agente di affari in mediazione immobiliare.

In particolare, gli obblighi di cui sopra vengono estesi all’agenzia di affari in mediazione immobiliare, in presenza dell’iscrizione nell’apposita sezione del ruolo istituito presso la camera di commercio (art. 14 lett. f), imponendo un nuovo obbligo di adeguata verifica della clientela (art. 17) nei seguenti casi:

a) quando instaurano un rapporto continuativo o è conferito dal cliente l’incarico a svolgere una prestazione professionale;

b) quando eseguono operazioni occasionali che comportino la trasmissione o la movimentazione di mezzi di pagamento di importo pari o superiore a 15.000 euro, indipendentemente dal fatto che siano effettuate con una operazione o con più operazioni che appaiono collegate o frazionate;

c) quando vi è sospetto di riciclaggio o di finanziamento del terrorismo, indipendentemente da qualsiasi deroga, esenzione o soglia applicabile;

d) quando vi sono dubbi sulla veridicità o sull’adeguatezza dei dati precedentemente ottenuti ai fini dell’identificazione di un cliente.

La norma poi chiarisce (art. 18) quale sia il contenuto degli obblighi di adeguata verifica della clientela che si sostanziano nella:

a) identificazione del cliente, verificandone l’identità sulla base di documenti, dati o informazioni ottenuti da fonte affidabile ed attendibile;

b) identificazione del titolare effettivo del diritto oggetto della contrattazione, verificandone l’identità;

c) ottenimento di informazioni circa lo scopo e la natura del rapporto continuativo o della prestazione richiesta;

d) controllo costante nel corso del rapporto continuativo o della prestazione professionale, attuato attraverso un’analisi delle transazioni concluse durante la durata di tale rapporto, in modo da verificarne la rispondenza e compatibilità con i dati e le informazioni fornite dal cliente.

Viene così introdotto dalla norma un onere di valutazione della clientela basato sul potenziale rischio (art. 20) di riciclaggio o di finanziamento al terrorismo, così che gli agenti, in caso di verifica da parte dell’autorità (Ministero dell’Economia e delle Finanze, Unità di Informazione Finanziaria istituita presso la Banca d’Italia ed Autorità di vigilanza), potranno dimostrare di aver adottato misure adeguate all’entità del rischio di riciclaggio e finanziamento del terrorismo, se avranno provveduto ad identificare, anche sotto il profilo economico, i clienti utilizzando procedure che accertino ed attestino la prevalente attività svolta dal cliente, il comportamento tenuto al momento del compimento dell’operazione, la tipologia, le modalità di svolgimento e la ragionevolezza dell’operazione commerciale. All’agente immobiliare viene in altre parole richiesto di adeguare il comportamento professionale al corrispondente livello di rischio che il singolo rapporto può richiedere, non potendo in concreto utilizzarsi una procedura unica e standardizzata.

Anche sotto questo profilo l’agente deve organizzare adeguatamente il proprio personale, di cui deve, altresì, curare in maniera specifica la formazione professionale (art. 54).

Tornando ora alle modalità di registrazione, si deve ricordare che la nuova norma ha conservato la possibilità di procedere alla registrazione dei dati sia su supporto cartaceo che informatico, ammettendo la possibilità di conservare le informazioni necessarie ai fini degli obblighi antiriciclaggio in un registro della clientela e nel fascicolo relativo a ciascun cliente, nel quale va inserita la documentazione delle operazioni svolte ed i dati richiesti ai fini dell’adeguata verifica.

Documentazione e registro che devono essere conservati per un periodo di dieci anni.

La norma ulteriormente specifica i dati da inserire per la compilazione del detto registro:

a) con riferimento ai rapporti continuativi ed alla prestazione professionale: la data di instaurazione del rapporto, i dati identificativi del cliente, unitamente alle generalità dei delegati a operare per conto del titolare del rapporto ed il codice del rapporto, ove previsto;

b) con riferimento a tutte le operazioni di importo pari o superiore a 15.000 euro, indipendentemente dal fatto che si tratti di un’operazione unica o di più operazioni che appaiono collegate o frazionate: la data, la causale, l’importo, la tipologia dell’operazione e del soggetto per conto del quale eventualmente opera.

In alternativa all’archivio unico gli agenti di affari in mediazione immobiliare possono, quindi, istituire il registro della clientela ai fini antiriciclaggio nel quale conservano i dati identificativi del cliente. Tale registro è numerato progressivamente e siglato in ogni pagina a cura del soggetto obbligato o di un suo collaboratore delegato per iscritto, con l’indicazione, alla fine dell’ultimo foglio, del numero delle pagine di cui è composto il registro e l’apposizione delle sigle delle suddette persone deve, inoltre, essere tenuto in maniera ordinata, senza spazi bianchi e abrasioni.

Rimasto immutato è il termine per la registrazione delle informazioni da perfezionarsi entro 30 giorni dal compimento dell’operazione ovvero dall’apertura, dalla variazione e dalla chiusura del rapporto continuativo o dalla fine della prestazione professionale (art. 36, comma 3), obbligo che rimane discrezionale circa i clienti già acquisiti, previa valutazione del rischio presente.

Con la nuova norma (art. 41) la segnalazione delle operazioni sospette viene fatta direttamente alla UIF (Unità di Informazione Finanziaria che sostituisce la UIC), senza ritardo e, ove possibile prima di eseguire l’operazione, astenendosi peraltro dal compierla tranne che ciò non sia possibile, tenuto conto della normale operatività dell’affare o che tale comportamento possa ostacolare le indagini.

Il Decreto 231/2007 ha previsto inoltre sanzioni sia penali che amministrative in caso di violazione delle norme in esso contenute come, ad esempio, la sanzione pecuniaria da 5 a 50 mila euro per omessa istituzione del registro clientela o mancata registrazione, dall’1% al 40% del valore dell’operazione in caso di mancata segnalazione delle operazioni sospette, multa da 2.600 a 13 mila euro per mancata identificazione, omessa o tardiva o incompleta registrazione, reclusione da 6 mesi ad 1 anno e multa da 500 a 5 mila euro per omessa o falsa identificazione del soggetto per il quale si opera.

Codice Privacy

Decreto Legislativo 30 Giugno 2003, n. 196

Il Codice in materia di protezione dei dati personali, entrato in vigore il 01.01.2004, riunisce in un unico testo normativo sia la Legge 675/1996, regolamenti e codici deontologici nonché dieci decreti Legislativi integrativi e modificativi succedutisi nel tempo, prestando particolare attenzione anche alle direttive europee sulla riservatezza delle comunicazioni elettroniche.

Le finalità perseguite dalla detta norma, denominata “Codice”, tendono a garantire le modalità di acquisizione, registrazione e del trattamento dei dati personali (Es. cognome, indirizzo, numero di telefono, indirizzo e-mail), dei dati identificativi (Es. generalità, codice fiscale, partita iva), dei dati sensibili dei soggetti (Es. origine razziale ed etnica, convinzioni religiose, filosofiche, opinioni politiche, adesione a partiti, i dati idonei a rivelare lo stato di salute e le abitudini o preferenze sessuali) nel rispetto dei diritti e delle libertà fondamentali dell’individuo, acquisiti a seguito della propria attività professionale.

Orbene per fugare ogni dubbio sarà opportuno chiarire preliminarmente che per l’attività svolta dall’agente immobiliare non risulta necessario ovvero pertinente l’acquisizione dei dati sensibili alla clientela, con ciò eliminando una serie di adempimenti all’uopo specificamente predisposti dal legislatore (autorizzazione del Garante per la protezione dei dati personali ex art. 37 e ss.).

Occorre, altresì, chiarire che cosa debba intendersi per “trattamento” secondo quanto individuato dal legislatore ed è proprio l’art. 4 del Codice che lo definisce come “qualunque operazione o complesso di operazioni, effettuati anche senza l’ausilio di strumenti elettronici, concernenti la raccolta, la registrazione, l’organizzazione, la conservazione, la consultazione, l’elaborazione, la modificazione, la selezione, l’estrazione, il raffronto, l’utilizzo, l’interconnessione, il blocco, la comunicazione, la diffusione, la cancellazione e la distruzione di dati, anche se non registrati in una banca dati”.

Nel concreto, l’attuale testo normativo sancisce regole che presuppongono un notevole grado di responsabilità per coloro che gestiscono informazioni relative ai dati personali, ai quali è imposto il divieto di divulgazione a terzi delle informazioni in loro possesso, se non al di fuori dei casi per i quali sono stati espressamente autorizzati dal soggetto e comunque esclusivamente per le necessità operative e di gestione delle informazioni connesse allo specifico lavoro del professionista.

Tuttavia la norma precisa che per trattare i dati personali occorre che l’interessato o la persona presso la quale sono raccolti i dati sia previamente informata ex art. 13, oralmente o per iscritto, circa le finalità e modalità del trattamento cui sono destinati, la natura obbligatoria o facoltativa del conferimento dei dati, le conseguenze di un eventuale rifiuto, gli estremi di identificazione del responsabile del trattamento e del possibile ambito di diffusione ed utilizzo dei dati conferiti.

Per l’informativa ex art. 13, benché goda della libertà della forma, si reputa più opportuno preferirne la forma scritta, anche in considerazione delle chiare difficoltà che potrebbero derivare dall’obbligo di fornire la dimostrazione di aver ottemperato a tale obbligo di legge.

Al pari dell’informativa riveste notevole e fondamentale importanza anche il consenso ex art. 23, il quale può riguardare l’intero trattamento ovvero una o più operazioni dello stesso, ed è valido ed efficace solo se liberamente e specificamente espresso, riferito ad un trattamento chiaramente individuato, documentato per iscritto e se sono state rese all’interessato le informazioni di cui all’art. 13.

La specificità del consenso riguarda, pertanto, sia le informazioni che i destinatari dei dati, ragione che impone nell’informativa una necessaria quanto puntuale elencazione anche dei terzi a favore dei quali si raccoglie il consenso.

Risulta quindi non valido e privo di efficacia un consenso non espresso in forma scritta ancorché desumibile da comportamenti concludenti, così come risulta parimenti inefficace un consenso genericamente manifestato in relazione ad una generica informativa.

Un consenso espresso in difetto di forma scritta risulta, quindi, invalido e tale da travolgere la validità di tutte le operazioni di trattamento di cui avrebbe dovuto essere il presupposto autorizzativo, fatto salvo il caso di un’eventuale sanatoria espressa da parte del soggetto.

Quindi se il consenso deve obbligatoriamente rivestire la forma scritta ed in specifica correlazione ad una data informativa, non è forzatura ritenere che anche tale informativa ex art. 13 debba a sua volta essere disposta per iscritto, al fine di valutare il rispetto delle norme.

Vi sono casi in cui può essere effettuato il trattamento senza il consenso, ma ciò avviene in casi particolari quali per esempio al fine di adempiere un obbligo previsto dalla legge, per eseguire obblighi derivanti da un contratto del quale è parte l’interessato, quando i dati provengono da pubblici registri, elenchi, atti o documenti conoscibili da chiunque, ecc. (art. 24).

I dati personali così raccolti, quindi, devono essere custoditi e controllati in modo tale da evitare rischi di distruzioni o perdita anche accidentale degli stessi, accesso non autorizzato o trattamento non consentito o non conforme alle finalità della raccolta, il tutto con le misure di sicurezza previste dagli artt. dal 31 al 36 e dal disciplinare tecnico contenuto nell’allegato B della norma in esame.

Le misure di sicurezza, che postulano un vero e proprio obbligo di sicurezza (art. 31) in capo all’agente immobiliare, vengono distinte e graduate a seconda che il trattamento venga operato con strumenti elettronici (art. 34) ovvero senza l’ausilio di strumenti elettronici (art. 35).

Nel primo caso (utilizzo strumenti elettronici) le misure minime da adottare sin dal 30.06.2004, ex art. 180 comma 1, sono a) l’autenticazione informatica, b) procedure di gestione delle credenziali di autenticazione, c) utilizzazione di un sistema di autorizzazione, d) aggiornamento periodico dell’individuazione dell’ambito del trattamento consentito ai singoli incaricati alla gestione degli strumenti elettronici, e) protezione degli strumenti elettronici e dei dati da trattamenti illeciti, ad accessi non consentiti e a determinati programmi informatici, f) adozione per la procedura della custodia di sicurezza, g) tenuta di un aggiornato documento programmatico (Dps) della sicurezza, h) adozione di tecniche di cifratura o di codici identificativi per determinati trattamenti di dati sensibili.

Nel secondo caso (trattamento senza ausilio di strumenti elettronici), le misure minime che il titolare del trattamento dovrà osservare sono le seguenti:

a) aggiornamento periodico dell’individuazione dell’ambito del trattamento consentito ai singoli incaricati o alle unità organizzative;

b) previsione di procedure per un’idonea custodia di atti e documenti affidati agli incaricati per lo svolgimento dei relativi compiti;

c) previsione di procedure per la conservazione di determinati atti in archivi ad accesso selezionato e disciplina delle modalità di accesso finalizzata all’identificazione degli incaricati.

E’ importante ricordare che il D. Lgs. 196/2003 prevede in capo al soggetto i cui dati siano stati acquisiti, un vero e proprio diritto di accesso (art. 7), in base al quale l’interessato ha diritto di ottenere conferma dell’esistenza o meno di dati personali che lo riguardino, ancorché non registrati ovvero di ottenere indicazioni circa l’origine dei dati, le finalità e modalità del trattamento, gli estremi identificativi del titolare o del responsabile del trattamento dei dati, di conoscere i soggetti o le categorie di soggetti ai quali i dati personali sono stati o possono essere comunicati, l’aggiornamento, la rettifica e la integrazione di dati oltre alla cancellazione totale o parziale degli stessi, potendo egli comunque opporsi al trattamento dei propri dati per motivi legittimi e fondati.

Per quanto riguarda invece il regime sanzionatorio previsto in caso di violazione delle norme del codice, agli artt. 161 e ss, sulla base di fattispecie, quale l’omessa o inidonea informativa all’interessato (sanzione da 3.000 a 18.000 euro e per i dati sensibili da 5.000 a 30.000 euro), violazione in materia di conservazione dei dati di traffico (da 10.000 a 50.000 euro), trattamento illecito di dati (reclusione da 6 a 18 mesi), omissione nell’adozione delle misure minime previste (arresto sino a 2 anni o ammenda da 10.000 a 50.000 euro).

Appare chiaro quindi che il sistema sanzionatorio, prevalentemente consistente nel pagamento di una somma di denaro, è stato dal legislatore variamente graduato in funzione della gravità della violazione commessa.

Recentissima novità in materia di tutela della privacy, può rinvenirsi nel provvedimento 19 Giugno 2008, emesso dal Garante per la protezione dei dati personali (G.U. n. 152 del 1 Luglio 2008), in materia di semplificazione rispetto al trattamento di dati per finalità amministrative e contabili, in base alla quale, da un’analisi dell’eccessiva burocratizzazione e formalismo delle modalità applicative del Codice, il Garante ha ritenuto di apportare alcune “semplificazioni” in ordine all’istituto dell’informativa e del consenso.

Per quanto riguarda l’informativa agli interessati il garante ha disposto che tutti i titolari del trattamento in ambito privato e pubblico, in particolare per le piccole e medie imprese, liberi professionisti ed artigiani questi possano:

a) fornire un’unica informativa per il complesso dei trattamenti , anziché per singoli aspetti del rapporto con gli stessi,

b) fornire a questi ultimi una ricostruzione organica dei trattamenti e con linguaggio semplice, senza frammentarla o reiterarla inutilmente

c) indicare le informazioni essenziali in un quadro adeguato di lealtà e correttezza

d) redigere, per quanto possibile, una prima informativa breve

che potrà essere predisposta con la seguente formulazione: “ i suoi dati personali utilizziamo – anche tramite collaboratori esterni – i dati che la riguardano esclusivamente per le nostre finalità amministrative e contabili, anche quando li comunichiamo a terzi. Informazioni dettagliate, anche in ordine al suo diritto di accesso e agli altri suoi diritti, sono riportate su….”

e) per l’informativa, specie per quella breve, si possono utilizzare gli spazi utili nel materiale cartaceo e nella corrispondenza che si impiegano già, ordinariamente, per finalità amministrative e contabili

f) l’informativa breve può rinviare ad un testo più articolato, disponibile agevolmente e senza oneri per gli interessati in luoghi e con modalità facilmente accessibili anche con strumenti informatici e telematici (in particolare tramite internet o siti internet, affissioni in bacheche o locali, avvisi e cartelli agli sportelli per la clientela, messaggi preregistrati disponibili digitando un numero telefonico gratuito). Anche questa più ampia informativa deve essere improntata a correttezza , tenendo conto di possibili modifiche del trattamento, ad essere basata su espressioni sintetiche chiare e comprensibili. Le notizie da indicare per legge (art 13 comma 1) devono essere aggiornate, specificando la data dell’ultimo aggiornamento,

g) è possibile, inoltre, non inserire nell’informativa più articolata elementi noti all’interessato con possibilità di omettere riferimenti meramente burocratici o circostanze ovvie. Se è prevista la raccolta di dati presso terzi è possibile formulare una sola informativa per i dati forniti direttamente dall’interessato per quelli che saranno acquisiti presso terzi

h) è opportuno che l’informativa più articolata sia basata su uno schema tendenzialmente uniforme per il settore di attività del titolare del trattamento.

Il recente provvedimento del Garante, inoltre, ha previsto un’ulteriore ipotesi, oltre a quelle già indicate precedentemente, nella quale si può omettere la richiesta del consenso ed, in particolare, dispone che i titolari del trattamento in ambito privato, che abbiano venduto un prodotto o prestato un servizio nel quadro del perseguimento di ordinarie finalità amministrative e contabili possono utilizzare senza il consenso i recapiti, oltre che di posta elettronica, come già previsto per legge di posta cartacea, forniti dall’interessato ai fini dell’invio diretto di proprio materiale pubblicitario o di propria vendita diretta ovvero per il compimento di proprie indagini di mercato e comunicazioni commerciali.

Tale possibilità è ammessa a condizione che a) l’attività promozionale riguardi beni e servizi del medesimo titolare ed analoghi a quelli oggetto del precedente rapporto b) l’interessato in occasione dell’invio di ogni comunicazione come sopra indicate sia informato della possibilità di opporsi in ogni momento al trattamento dei propri dati, con riscontro immediato che confermi l’interruzione di tale trattamento nel caso in cui ne venga fatta richiesta c) l’interessato prima dell’instaurazione del rapporto non si opponga al successivo uso dei propri dati o in occasione di seguenti comunicazioni.

Avv. Stefano Abeasis